Курс повышения квалификации "Современный архив для предприятий различных организационно-правовых форм" 17-18 ноября 2023
| дата | дней | место проведения | форма | цена руб. |
| 17-18 ноября 2023 | 2 | Москва, Славянская площадь, д.2/5/4, 5 этаж | очно | 25 500 |
17-18 ноября 2023 | 2 | ваш компьютер смотрим онлайн трансляцию | онлайн | 20 400 |
Все современные организации обязаны обеспечить сохранность, пополнение (комплектование), учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации. В конце 2020 года существенно увеличили штрафы за неправильное ведение архива организации – сразу в 10 раз.
Кроме того, законодатели утвердили много нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. В них легко запутаться и трудно выбрать тот, который необходим вам именно сейчас. Внесены изменения в Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (приказ Росархива от 09.06.2021 № 51), в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации (Приказ РосАрхива от 12.08.2021 № 72), в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Пересмотрены требования к зданиям и помещениям архива. Уточнены требования к средствам хранения.
В тоже время задача цифровизации архива становится более чем приоритетной задачей. С одной стороны, это требования программ Цифровая экономика и ведомственной программы цифровой трансформации Росархива на 2021–2023 годы. С другой стороны, цифровизация архивов — разумное решение для организации, стремящихся сделать рабочие процессы быстрее, удобнее и эффективнее.
Акценты законодательства смещаются на работу с документами и системами документов в цифровом и онлайн пространстве. Принята Концепция электронного документооборота об организации хранения электронных документов. Утверждены типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Введен в действие с 1 января 2020 года ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Управление документами. Создается платформа "Центр хранения электронных документов" (ГИС "Платформа "ЦХЭД") для долгосрочного архивного хранения электронных документов. На рассмотрении находится законопроект о внесении изменений в ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Теперь всем организациям необходимо привести свою работу в соответствие с новыми законодательными актами и требованиями программы цифровой трансформации.
Как учесть в работе архива самые последние изменения законодательства? На какие нормативные документы ориентироваться? Как перевести бумажные документы в электронный вид с наименьшими затратами? Какие требования предъявляются к обеспечению сохранности электронных архивных документов? Как внедрить на предприятии эффективный электронный архив и обеспечить доступ к информации?
С 1 сентября 2021 года вступили в силу профессиональные стандарты «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н), "Специалист архива" (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н), «Специалист по формированию электронных архивов». Программа курса разработана с учетом требований новых профстандартов.
Курс ориентирован на руководителей Архивов предприятий различных организационно-правовых форм, руководителей и сотрудников служб ДОУ (общих отделов, канцелярий, секретариатов), отвечающих за организацию хранения документов.
Для выступления приглашены:
Старший научный сотрудник ВНИИДАД, эксперты-практики в сфере Управления документами, ведущие специалисты Госархива РФ, и другие эксперты-практики
- Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов в 2020-21 г. Изменения в ФЗ № № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", постановления правительства, приказы РосАрхива, новые ГОСТы. Государственная политика в области цифровизации. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации» и ведомственная программа цифровой трансформации Росархива. Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архивного хранения документов в электронной форме.
- Требования профессиональных стандартов: "Специалист архива" (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н), Специалист по формированию электронного архива (Приказ Минтруда от 19 апреля 2018 г. N 266н), Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н).
- Внутренние документы организации, регламентирующие ведение архива: сложные аспекты и на то обратить внимание в первую очередь.
- Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
- Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
- Организация текущего хранения документов: формирование дел, подготовка и передача документов в архив организации. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов. Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения.
- Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
- ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ АРХИВА: алгоритм действий. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.
- Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.
- Аутентичность и целостность электронных документов. Проблемы архивного хранения документов, подписанных электронной подписью при их создании. ФЗ «Об электронной подписи». Что поменялось в 2021 году и ожидается в 2022-23 годах? Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Связь электронного архива с СЭД. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива.
- Регламентация создания и использования электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Организация работы по упорядочению и приему на хранение электронных документов. Комплектование электронного архива. Учёт электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.
- Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Конверсия и миграция электронных документов. Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов
- Предоставление доступа к архивной информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе при оказании услуг.
- Обязанности, задачи и права архивных работников. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
