Электронный архив. Нормативное, организационное и техническое обеспечение и требования цифровой экономики
| дата | дней | место проведения | форма | цена руб. |
| 7 февраля -1 апреля 2024 | 45 | Москва, Славянская площадь, д.2/5/4, 5 этаж | очно | уточнить |
7 февраля -1 апреля 2024 | 45 | ваш компьютер смотрим онлайн трансляцию | онлайн | 32 200 |
Электронный архив – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная предоставить нужную пользователю электронную информацию. Электронный архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие. Электронный архив- это реальная потребность сегодняшнего дня и требования программы Цифровая Экономика Российской Федерации, которая включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года (Указ Президента от 21.07.2020 № 474).
При этом необходимость перехода на электронный документооборот уже осознана подавляющим большинством компаний.
Актуальные вопросы на сегодня: как повысить эффективность архивного дела в компании, как наладить ЮЗДО и организовать электронный архив для эффективного управлениям документооборота. У многих предприятий остро стоит проблема с обеспечением сохранности электронных документов: они уже накоплены, их необходимо не только хранить, но и активно использовать, обеспечить сохранность, пополнение (комплектование), учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации. Однако многие зачастую пренебрегают правилами организации архивного дела, что нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации, становится причиной административной ответственности.
Кроме того, в отрасли активно совершенствуется законодательство, требования к квалификации специалистов неуклонно повышаются. С 1 сентября 2021 г. вступают в силу Профессиональные стандарты «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н), "Специалист архива", (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н).
Утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности и плана мероприятий по ее реализации, которая определяет комплексный подход к нормативному правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности с учетом интересов всех участников рынка.
Внесены изменения в ФЗ № № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Поэтому важно понимать, на что обратить внимание в первую очередь, чтобы придержать или, наоборот, ускорить какие-то процессы в своей организации. Как учесть в организации архивного дела самые последние изменения законодательства? На какие нормативные документы ориентироваться? Как внедрить на предприятии электронный архив? Какими компетенциями должен обладать СПЕЦИАЛИСТ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ? Какие требования к квалификации прописаны в новом профессиональном стандарте? Как организовать эффективный ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ?
Ответы на эти и другие важные вопросы – в программе повышения квалификации.
Программа разработана с учетом требований профессиональных стандартов Специалист по формированию электронного архива (Приказ Минтруда от 19 апреля 2018 г. N 266н), Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н), "Специалист архива" (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н).
Важнейшее конкурентное преимущество данной программы – это практико-ориентированный подход к обучению.
В программе будут рассмотрены самые последние изменения законодательства 2020-2021, которые необходимо знать специалисту по формированию электронного архива. Программа актуализирована с учетом ситуации сегодняшнего дня: требований Цифровой экономики и повсеместного введения ЭДО.
Курс ориентирован на руководителей и специалистов Архивов предприятий различных организационно-правовых форм, руководителей и сотрудников служб ДОУ (общих отделов, канцелярий, секретариатов), отвечающих за организацию хранения документов, а также руководителей и сотрудников служб автоматизации (IT-служб), внедряющих или модернизирующих электронный архив в архивах предприятий, учреждений, государственных и муниципальных архивах, службах ДОУ.
В ЧЕМ ЦЕННОСТЬ ЭТОГО КУРСА:
- ВЫДАВАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ: УДОСТОВЕРЕНИЕ О ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ 72 АК. ЧАСА, Лицензия Серия 77Л01 №0010985 Рег. № 040089 от 29.05.2019
- ВОЗМОЖНОСТЬ ВЫБОРА ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ: ОНЛАЙН-ТРАНСЛЯЦИЯ + ДОСТУП К ВИДЕО - МАТЕРИАЛАМ
- РАСПИСАНИЕ ПОЗВОЛЯЕТ ОБУЧАТЬСЯ БЕЗ ОТРЫВА ОТ ПРОИЗВОДСТВА: ВЕЧЕРНИЕ и СУББОТНИЕ занятия
- ВОЗМОЖНОСТЬ ПОВТОРА ПРОЙДЕННОГО МАТЕРИАЛА: доступ к видеозаписям занятий
- В РАМКАХ ДАННОГО КУРСА ‑ ВСЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ ПО ФОРМИРОВАНИЮ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА: начиная от положений профессиональных стандартов и до новейших изменений в законодательстве и требований программы Цифровая Экономика Российской Федерации, трендов и перспектив развития Архивного дела в будущем.
- ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫЕ ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ЭКСПЕРТЫ-ПРАКТИКИ.
1. Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей архивное дело, особенности применения в организациях различных форм собственности. Изменения в ФЗ № № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ". Примерное положение об архиве организации. Примерное положение об экспертной комиссии организации. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Приказ РосАрхива «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях». Другие изменения.
2. Государственная политика в области расширения применения ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Концепция электронного документооборота об организации хранения электронных документов. ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и другие российские и международные стандарты в области хранения ЭД. Вопросы дальнейшего развития нормативной базы в связи с задачами архивного хранения электронных документов. Рекомендации на что следует обратить внимание, и какая существует ответственность за нарушения законодательства. Тренды цифровизации в сфере документооборота и архивного хранения.
3. ТРЕБОВАНИЯ НОВЫХ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ. Приказ Минтруда от 19 апреля 2018 г. N 266н "Об утверждении профессионального стандарта "СПЕЦИАЛИСТ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА". Характеристика трудовых функций в зависимости от уровня квалификации (выполняемые трудовые действия, необходимые умения и знания). Требования к образованию и обучению, опыту практической работы. Основная цель профессиональной деятельности - создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий. Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н). "Специалист архива", (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н).
4. ТРАДИЦИОННЫЙ АРХИВ. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ: Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Организация текущего хранения документов: формирование дел, подготовка и передача документов в архив организации. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов. Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения. Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации. Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
5. ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ: ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.
- Внутренние документы организации, регламентирующие ведение электронного архива.
- Организация электронного архива в организации. Рынок систем управления документами и электронных архивов. Наиболее распространённые решения, плюсы и минусы. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива. Анализ цифровых платформ для создания и использования электронного архива. Этапы создания электронного архива: проблемы и возможные решения.
- Цифровая трансформация документооборота в компании.
- Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбор методов оцифровки.
- Как решать проблемы ветхости, угасающего текста, большого формата документов?
- Рекомендации по созданию системы управления информационными массивами электронного архива организации. Комплектование электронного архива. Специфика учёта электронных документов.
- Аутентичность и целостность электронных документов. Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Требования к архивному хранению электронных документов. Стратегия обеспечения сохранности электронных документов. Технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Проблемы архивного хранения электронных документов и способы их решения.
- Проблемы архивного хранения документов, подписанных электронной подписью при их создании. Понятие электронной подписи и краткий обзор законодательства в этой области. ФЗ № 476-ФЗ «О «Об электронной подписи». Что поменялось в 2021 году и ожидается в 2022-23 годах?
- Новые полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи. Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей. Аккредитованный удостоверяющий центр. Аккредитация удостоверяющего центра. Федеральный государственный надзор в сфере электронной подписи. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физического лица. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных организаций, а также нотариусов. Хранение документов, подписанных электронной подписью.
- Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Связь с СЭД.
- Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Использование «Облачных» технологий и SaaS для хранения электронных документов.
- Электронный архив научно-технической документации как часть корпоративной информационной системы, особенности.
- Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов. Использование номенклатуры дел как одного из системных справочников системы электронного документооборота (СЭД). Реализация возможностей работы с номенклатурой дел в программных продуктах, используемых для создания СЭД. Гибридные дела и дела, ведущиеся в электронной форме. Вопросы их отображения в номенклатуре дел. Номенклатура дел и управление сроками хранения документов (бумажных и электронных). Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.
- Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Обязанности, задачи и права архивных работников. Оборудование архива, требования к оборудованию, помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
